Pentingnya Penerapan Planning & Organizing yg tepat dan efektif

“Without strategic plan, execution is aimless. Without execution, strategic plan is useless.”

Morris Chang

Saat ini kita sedang berada di era yang sangat dinamis dan disruptive. Semua berkembang dengan sangat cepat. Perkembangan yang sangat cepat tersebut diikuti dengan meningkatnya berbagai kebutuhan perusahaan untuk terus adaptif dalam mengikuti perubahan tersebut. Dalam memenuhi berbagai kebutuhan tersebut, banyak perusahaan berlomba-lomba untuk melakukan inovasi agar mampu menciptakan terobosan baru bagi perusahaannya. Hal ini selaras dengan Klecha & Co yang menyebutkan bahwa dua perusahaan peringkat teratas pada industri saat ini tidak akan bertahan lima tahun ke depan, kecuali dengan menghadirkan inovasi untuk keberlangsungan hidup perusahaannya.

Dalam melakukan inovasi maupun perencanaan strategis kedepannya, semua organisasi baik besar maupun kecil, memiliki sumber daya yang terbatas. Dengan adanya sumber daya yang terbatas tersebut, semua organisasi membutuhkan strategi perencanaan dan pengorganisasan yang efektif agar dapat mengembangkan dan mempertahankan perusahaannya di masa mendatang. Perencanaan atau yang disebut dengan planning merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penetapan tujuan dan menentukan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut. Sedangkan pengorganisasian berarti aktivitas atau keterampilan dalam mengatur sumber daya manusia dan kejadian/peristiwa. Dengan demikian, sangat logis bahwa jajaran managemen maupun leader membutuhkan plan (perencanaan) yang jelas terlebih dahulu sebelum mulai mengatur eksekusi dari perencanaan tersebut dan mewujudkannya.

Berdasarkan hasil riset yang telah saya sampaikan tadi, Agar perusahaan tidak gagal memenuhi target strategis bisnisnya dikarenakan kurangnya waktu dan kematangan dalam perencanaan strategi bisnisnya kedepan, maka sebelum perusahaan menuai hasil dari strategi bisnisnya, perencanaan matang harus dilakukan terlebih dahulu untuk memastikan strateginya dapat dieksekusi dengan baik (fungsi organizing).

 Dampak positif:

• Membantu pemimpin menetapkan tujuan organisasi,
• Membantu pemimpin untuk mengklasifikasikan aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tim.
• Mengalokasikan sumber daya dengan mendesain pekerjaan yang tepat untuk mencapai tujuan,

Dampak negatif tidak melakukan planning & organizing:

• Proses kerja tim yang tidak efektif, sehingga mengalami banyak kendala dalam mencapai tujuan.
• Proses menejemen yang tidak berjalan lancar, akan mengganggu situasi kerja
• Strategi perusahaan tidak terekseskusi dengan efektif

Terdapat 4 elemen dari Planning & Organizing

1. Tujuan & Deliverables: merumuskan tujuan dan hal yang akan di-deliver dari tiap langkahnya
2. Aktivitas & Jadwal: memecah-nya ke dalam satuan aktivitas terkecil yang dapat dilaksanakan (tasks).
3. Sumber daya & budget: menetapkan sumber daya (people, capital and material)yang dibutuhkan serta budget
4. Perencanaan Mekanisme Berkomunikasi: menyusun rencana berkomunikasi dengan stakeholder

Lalu bagaimana cara melakukan planning & organizing dengan efektif? Yang paling gampang dengan menerapkan PDCA Tools. Berikut langkah-langkahnya.

1. Langkah 1. Planning

Proses menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Pada proses ini akan ditentukan tujuan dan aktivitas pekerjaan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut

2. Langkah 2. Do – Execution

Proses melaksanakan aktivitas-aktivitas untuk menghasilkan deliverables sesuai dengan standard, sumberdaya dan waktu yang sudah direncanakan.

• Langkah 3. Check – Monitoring & Controlling

Proses memantau aktivitas agar sesuai dengan rencana dan standar yang telah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4. Langkah 4. Action – Aksi tindak lanjut

Bentuk aksi yang dilakukan dalam rangka tindak lanjut atas rekomendasi yang telah disusun pada tahap check dalam rangka peningkatan berkelanjutan (continuous improvement) baik pada proses maupun hasil kerja agar mencapai hasil terbaik.